Zum agilen Arbeiten gehört das iterative und inkrementelle Vorgehen, wie die Zahnpasta zur Zahnbürste oder etwas beraterischer ausgdrückt, das zirkuläre Fragen zum systemischen Ansatz.
Wenn es also um die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen geht, machen wir das Schritt für Schritt im Zirkel des Probierens, Wahrnehmens und Reagierens (Probe, Sense, Respond). Warum tun wir uns dann aber vielfach so schwer damit, agiles Arbeiten in unseren Teams, unseren Alltag zu implementieren. Mir scheint es so, dass viele von uns da immer noch dem Bedürfnis nach dem guten alten Masterplan nachgeben. Der erste Aufschlag muss dafür vollumfänglich geplant und ausbaldowert sein und darf natürlich auf keinen Fall scheitern! Warum denn? Warum fangen wir nicht auch hier mit kleinen Schritten der Veränderung in unseren alltäglichen Routinen und Abläufen an? Ausprobieren, Auswerten und entweder beibehalten, ausbauen oder eben wieder verwerfen.
Hier ein paar Ideen, wie wir minimal- invasiv in unseren Sitzungen damit einfach starten könnten:
1. Einloggen und/ oder Ausloggen
Wir können unsere Besprechungen minimalinvasiv verändern, indem wir ein bis zwei winzige Bausteine zur Agenda hinzuaddieren: Einloggen und/ oder Ausloggen, also die Ergänzung um 2-3 kleine Fragen zum Einstieg und Abschluss der Sitzung, z.B.
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- Was hat mich heute schon zum Lächeln gebracht
- Welche Herausforderungen habe ich in der letzten Zeit gemeistert?
- Was ist mir heute inhaltlich besonders wichtig?
2. Iterative Diskussion und Bearbeitung von Themen als ‚Sprints‘
Dabei werden die Themen in kleineren Gruppen mit ambitionierter Zeitangabe vordiskutiert. Das Ergebnis wird dann kurz! dargelegt und Feedback von den anderen dazu eingeholt. Dann geht’s auch schon in die zweite Bearbeitungsphase, in der das Feedback integriert wird, bevor das Thema dann final in der großen Runde endbearbeitet wird.
Klar, dass ist erstmal befremdlich – eine Besprechung mit Kleingruppenarbeit. Aber wissen wir nicht alle aus Workshops und Trainings, dass es viel effektiver ist, Themen in kleineren Runden erstmal vorzudenken? Und nicht vergessen; es ist nur ein kleiner Baustein der Sitzung, den wir verändern. Alles andere bleibt erstmal so wie gehabt.
3. Visualisierung der Agenda als Kanbanboard
An Whiteboard, Flipchart oder Moderationswand werden alle Fragestellungen und Bearbeitungsthemen als einzelne Elemente auf Post-its, Karten oder ähnlichem visualisiert. Diese wandern im Laufe des Meetings von der Spalte ‚To Do‘ über ‚In Progress‘ Richtung ‚Done‘. So wird in der Sitzung ganz nebenbei mit Transparenz über den Workflow und den Erfolg gearbeitet.
4. Einführung agiler Rollen in Diskussionen
Verteilt für die anstehenden Diskussionsrunden in der Besprechung verschiedene Rollen also ‚Brillen‘ durch die das Thema betrachtet werden soll, z.B. ‚der Querdenker‘ der jetzt die Aufgabe hat, andere Sichtweisen einzubringen , ‚die Fokusbeschleunigerin‘, der darauf achtet, das das Ziel im Fokus bleibt, oder ‚der Kunde‘, der auf den Nutzen für den Kunden dabei achten soll.
Dieser ‚Hack‘ sorgt zum einem dafür, dass alle Sitzungsbeteiligten Verantwortung für das Thema übernehmen, zum anderen gibt den Teilnehmer*innen aber auch die Chance, aus ihren klassischen Meetingrollen ausbrechen zu können.
5. Timboxing der Redezeit
Timboxing heißt, dass wir für Themen ein festes Kontingent an Zeit festlegen, das darauf verwendet werden kann. Aber dann ist definitiv Stop!
Dieses Prinzip können wir auch wunderbar auf Redner*innenzeit oder Diskussionszeit pro Thema anwenden. Dabei kann jede Teilnehmer*in auf ihrem Smartphone ihre eigene Zeit per Timer messen. Die verbleibende Diskussionszeit kann für alle sichtbar mittels einer Moderationsuhr transparent gemacht werden.
6. Entscheidungsreife visualisieren
Häufig ist es in herkömmlichen Sitzungen so, dass 2-3 Teilnehmer*innen noch leidenschaftlich diskutieren, der Rest aber schon längst entscheidungsbereit ist.
Dies lässt sich durch Karten oder Post-its ganz leicht für alle visualisieren.
(z.B. grün = ich kann entscheiden, gelb = ich brauche nicht mehr viel an Diskussion, nur noch 1-2 Punkte, rot = ich will noch diskutieren)
Dabei bekommt jede*r ein Kartenset, das sie transparent insprechend ihres Entscheidungsreifegrads vor sich legt. Je mehr auf grün umschwenken, desto mehr führt der Gruppendruck zum Stop der Diskussion.
Ja, das waren alles ausschließlich Ideen, wie wir mit agilem Arbeiten in Meetings starten könnten. Und ja, natürlich gibt es viele weitere Möglichkeiten in der Selbstorganisation, täglichen Kommunikation und in unserem Herangehen an Aufgaben.
In den meisten Unternehmen nehmen Meetings jedoch enorm viel Zeit ein. Deshalb halte ich gerade sie für hervorragende Ansatzpunkte, um mit agilen Formaten zu starten – zum Spaß und zum Mehrwert aller Teilnehmer*innen.